Naudingi patarimai

Darbuotojo asmens byla: formavimo ir elgesio tvarka

Darbuotojų asmens bylas pagal įstatymą laikyti privaloma tik valstybinėse ir savivaldybių organizacijose. Įstatymas taip pat nustato jų projektavimo reikalavimus. Tačiau praktinė tokio dokumento nauda bus bet kurioje organizacijoje. Todėl daugelis informacijos rinkimo, tvarkymo ir saugojimo patogumui renkasi visų darbuotojų ar tam tikrų kategorijų asmeninius reikalus. Mes analizuosime šią temą išsamiau.

Reguliavimo sistema

Visų pirma, būtina parengti vietinį norminį aktą (LD palaikymo reglamentą ar instrukcijas), kuriame būtų išdėstytos asmens bylų registravimo, priežiūros, priežiūros, saugojimo taisyklės ir reikalavimai.

Sudarant darbuotojo asmens bylą, jos vykdymo reikalavimai reglamentuojami šiais norminiais aktais:

  1. Rusijos Federacijos darbo kodeksas (14 skyrius).
  2. 2006 m. Liepos 27 d. Federalinis įstatymas Nr. 152 „Dėl asmens duomenų“.
  3. 2004 m. Spalio 22 d. Federalinis įstatymas Nr. 125 „Dėl archyvų Rusijos Federacijoje“.
  4. „Pagrindinės organizacijų archyvų darbo taisyklės“, patvirtintos 2002-06-02 Federalinio archyvų kolegijos sprendimu.
  5. GOST R 6.30-2003, priimtas 2003 m. Kovo 3 d. Rusijos Federacijos valstybinio standarto dekretu Nr. 65 (galioja iki 2018 m. Liepos 1 d., Nes įvestas Rusijos Federacijos nacionalinis standartas GOST R 7.0.97-2016, patvirtintas 2017 m. Vasario 5 d. Rusijos standarto įsakymu Nr. 435). -st).
  6. Rusijos Federacijos kultūros ministerijos 2010 m. Rugpjūčio 25 d. Įsakymas Nr. 558 „Dėl tipinių administracinių archyvinių dokumentų, sugeneruotų vykdant valstybines įstaigas, vietos valdžios institucijas ir organizacijas, sąrašo patvirtinimo ir nurodant saugojimo laiką“.

Taip pat galite remtis norminiais dokumentais, reglamentuojančiais personalo darbą šia kryptimi valstybinėse agentūrose, kurie gali padėti plėtoti VLA:

  • 2004 m. Liepos 27 d. Federalinis įstatymas Nr. 79,
  • 2007 m. Kovo 2 d. Federalinis įstatymas Nr. 25,
  • 1998 m. Birželio 1 d. Rusijos Federacijos Prezidento dekretas Nr. 640,
  • Rusijos Federacijos prezidento 2005 m. Gegužės 30 d. Dekretas Nr. 609.

Priežiūros ir vykdymo taisyklės

Biudžetinėse ir komercinėse organizacijose asmens bylos gali būti saugomos visiems darbuotojams arba pasirinktinai. Pavyzdžiui, tik vadovams arba valdymo komandai bei finansiškai atsakingiems asmenims ir pan.

Paprastai personalo tarnybos užsiima bylų projektavimu, valdymu ir saugojimu. Ši atsakomybė jiems paskirta vadovo įsakymu. Kaip tinkamai sudaryti darbuotojo asmens bylą (pavyzdį), galite sužinoti žemiau.

Būtinai patvirtinkite asmenų, kuriems leidžiama naudotis asmeniniais reikalais, sąrašą: susipažinkite su medžiaga ir gaukite ją laikinai naudoti tam tikram darbui atlikti.

Pagal GOST R 7.0.8-2013 apibrėžimą, „byla yra dokumentas arba dokumentų rinkinys, susijęs su viena problema ar veiklos sritimi, dedamas į atskirą viršelį“. Atitinkamai, darbuotojo asmeninės bylos, standartinio modelio, registracija yra aplankas, kuriame yra apklijuotos bylos, dokumentai, kuriuose yra informacijos apie darbuotoją, jo darbo aktyvumą ir darbo stažą.

Verslo formavimas prasideda nuo to momento, kai samdomas darbuotojas. Jis laikomas vienu egzemplioriumi. Kiekvienas darbuotojas turi atskirą aplanką. Informacija byloje yra išdėstyta chronologine tvarka. Jei byloje saugomos darbuotojų asmens dokumentų kopijos, jos turi būti tinkamai patvirtintos. Paprastai visos su darbuotojo darbine veikla susijusios medžiagos pridedamos prie asmens bylos. Jie gali būti sąlygiškai suskirstyti į tris grupes. Dokumentai, susiję su:

  • registracija į darbą (sutikimas tvarkyti asmens duomenis, prašymo forma, švietimo dokumentų kopijos, įvairios pažymos, darbo sutartis, priėmimo įsakymas, atsakomybės sutartys, konfidencialios informacijos neatskleidimas ir kt.),
  • pagal patį darbo procesą (papildomi darbo sutarties susitarimai, įsakymai dėl judėjimo, atlygio, drausminės nuobaudos, kategorijų priskyrimas, informacija (pažyma) apie periodines medicinines apžiūras (apžiūras), sertifikavimo lapai, pranešimai, profesinio tobulėjimo dokumentų kopijos ir kt. ),
  • atleidimas iš darbo (prašymas atleisti iš darbo, įsakymas atleisti iš darbo).

Verslas reiškia: įrašus apie visus asmens biografinių duomenų ir darbo aktyvumo pokyčius, gaunamos medžiagos registravimą ir pašalinimą, informacijos išdavimą ir kopijų patvirtinimą, vidinės inventorizacijos pildymą, periodinį reikalų tvarkymo patikrinimą, uždarymą ir perkėlimą į archyvą ir kt. d.

Asmens bylos yra apskaitomos ir įrašomos į atitinkamą žurnalą. Jos forma gali būti plėtojama savarankiškai. Dažniausiai į stulpelius įrašomi bylų numeriai, jų įsteigimo datos, antraštės ir pabaigos datos.

Darbuotojo asmens bylos sudėtis

Į asmens bylą dedami dokumentų originalai ir kopijos. Tačiau visos kopijos turi būti tinkamai patvirtintos. Dokumentai, kurie turi nuolatinį ar laikiną (daugiau nei 10 metų) saugojimo laiką, turėtų būti dedami į asmens bylą. Dokumentų saugojimo laikotarpiai yra nustatyti Rusijos kultūros ministerijos įsakymu, priimtu 2010 m. Spalio 25 d. Nr. 558. Tačiau praktiškai visi dokumentai, susiję su darbuotoju, yra saugomi versle, nes tai yra patogu.

Asmens byloje esančius dokumentus galima suskirstyti į tris grupes. Pirma, darbuotojų pateikti dokumentai ir dokumentai, patvirtinantys užimtumą. Tai apima:

  • profilis
  • atnaujinti
  • ankstesnių darbo vietų rekomendacijos ir charakteristikos (jei yra),
  • paso, SNILS, TIN (jei yra), švietimo dokumentų, karinės registracijos dokumentų kopijos (atsakingiems už karo tarnybą ir asmenims, kuriems reikalingas karinis projektas),
  • pažymą apie teistumo buvimą (nebuvimą) ar baudžiamąjį persekiojimą ar baudžiamojo persekiojimo nutraukimą reabilitaciniais pagrindais (kai kreipiamasi dėl darbo, susijusio su veikla, kuri neleidžiama asmenims, turintiems ar turėjusiems teistumą, kuriems yra ar buvo iškelta baudžiamoji byla),
  • darbo prašymą,
  • medicininės pažymos (nepilnamečių ir kitų asmenų įdarbinimui Rusijos Federacijos darbo kodekse numatytais atvejais),
  • darbo sutartis
  • asmeninė kortelė T-2 forma (patvirtinta. Rusijos Federacijos Goskomstato dekretas, 2004 m. sausio 5 d. Nr. 1),
  • įsakymo dėl įdarbinimo kopija ir kt.

Antra, dokumentai, atsirandantys dėl darbuotojų darbinės veiklos. Į šį sąrašą gali būti įtraukta:

  • santuokos (skyrybų) pažymėjimų, vaikų gimimo liudijimų, vairuotojo pažymėjimų kopijos,
  • sutartis (jos kopija) dėl atsakomybės (finansiškai atsakingiems asmenims),
  • pareigybių aprašymai
  • papildomi darbo sutarties susitarimai,
  • įsakymų dėl drausminių nuobaudų perkėlimo, paaukštinimo, taikymo ir panaikinimo, paaukštinimo ir kt. kopijos,
  • periodinių sveikatos patikrinimų (apžiūrų) rezultatų pažymėjimai,
  • dokumentų dėl neįgalumo nustatymo ir darbingumo apribojimo kopijos (darbuotojams, turintiems šias indikacijas),
  • neatskleidimo susitarimas (jei darbuotojas turi prieigą prie konfidencialios informacijos),
  • sertifikavimo lapai,
  • memorandumai, aiškinamieji raštai, memai, pareiškimai apie atostogų suteikimą darbuotojui,
  • įvairūs aktai ir pranešimai,
  • pažengusiųjų mokymo dokumentų kopijos ir kt.

Trečia, dokumentai apie darbo sutarties nutraukimą, pavyzdžiui:

  • darbuotojo atsistatydinimo laiškas,
  • įsakymo dėl atleidimo iš darbo kopija.

Verta paminėti, kad asmeniniame reikale galite įdėti darbo knygos kopiją, bet ne pačią knygą. Prisiminkite, kad darbininkai ir jų įdėklai saugomi kaip griežti ataskaitų teikimo dokumentai, tai yra metalinėse spintelėse, seifuose ar specialiai įrengtose patalpose tokiomis sąlygomis, kad būtų išvengta jų sugadinimo ir vagystės, ir yra išduodami asmeniui, atsakingam už jų elgesį, tik jo prašymu.

Asmens bylų formavimas ir tvarkymas

Asmens bylos gali būti tvarkomos visiems darbuotojams arba tik tam tikriems asmenims (pavyzdžiui, vadovaujantiems darbuotojams, apskaitos darbuotojams, finansiškai atsakingiems asmenims ir pan.). Daugeliu atvejų asmens bylą vykdo personalo skyriaus darbuotojas, kuris paskiriamas atsakingas už jų priežiūrą ir saugojimą. Šio darbuotojo pareigos dažniausiai apima asmens bylos formavimą, įvairių įrašų darymą joje, dokumentų talpinimą ir išėmimą, kopijų patvirtinimą, vidinės inventorizacijos tvarkymą, periodišką reikalų tvarkymą, patikrinimą ir pan.

Asmens bylos formavimas prasideda samdant darbuotoją ir vykdomas per visą jo darbo veiklą šioje organizacijoje. Kiekvienas asmeninis failas turi būti saugomas atskirame aplanke, kurio viršelyje nurodoma:

  • organizacijos pavadinimas
  • struktūrinis padalinys, kuriame dirba darbuotojas,
  • asmens numeris
  • vardas, pavardė, ty pilnas darbuotojo vardas,
  • asmens bylos tvarkymo pradžios data (paprastai tai yra įsakymo dėl įdarbinimo paskelbimo data)
  • jo elgesio pabaigos data (įsakymo dėl atleidimo iš darbo paskelbimo data),
  • pačios bylos lapų skaičius (šį stulpelį geriausia užpildyti pateikiant bylos medžiagą archyvui),
  • saugojimo laikotarpis (nustatytas uždarant asmens bylą).

Titulinio puslapio forma pateikiama Pagrindinių organizacijų archyvų darbo taisyklių (toliau - Taisyklės), patvirtintų 2002 m. Vasario 6 d. Federalinių archyvų kolegijos sprendimu, 11 priede.

Užpildę titulinį puslapį, visi reikalingi dokumentai įdedami į aplanką chronologine tvarka. Tačiau labai dažnai kyla klausimų dėl darbuotojo pateiktų dokumentų ir dokumentų, nustatančių įdarbinimo faktą, išdėstymo. Taip yra dėl to, kad jie beveik visada turi tą pačią datą. Daugeliu atvejų šie dokumentai yra išdėstyti taip:

  • asmeninė kortelė T-2 forma,
  • profilis
  • atnaujinti
  • darbo prašymą,
  • įsakymo dėl įdarbinimo kopija,
  • darbo sutartis
  • paso, SNILS, TIN (jei yra) kopijos, karinės registracijos dokumentai (asmenims, atsakingiems už karo tarnybą ir šauktiniams) ir kt.

Kartu su asmeninėmis bylomis jie pradeda vesti jų vidinį inventorių, kuris sudaromas atskirame lape ir pridedamas prie bylos. Inventorius sudaromas norint įrašyti nuolatinio ir laikino (daugiau nei 10 metų) saugojimo dokumentus. Vidinė inventorizacija pildoma per visą asmens bylos saugojimo laiką. Tai registruoja naujų dokumentų gavimą arba dokumentų konfiskavimą (pavyzdžiui, pasibaigė saugojimo laikotarpis), taip pat originalų pakeitimą kopijomis. Vidinė aprašo forma yra pateikta Taisyklių 10 priede ir joje turėtų būti:

  • asmens bylos, į kurią ji yra surašyta, numeris ir pavadinimas (darbuotojo vardas),
  • stulpelis "dokumento serijos numeris"
  • stulpelis „dokumentų rodyklė“ (pildoma, jei yra),
  • stulpelis „dokumento data“,
  • stulpelis „dokumento pavadinimas“,
  • stulpelis „dokumento įtraukimo į asmeninį reikalą data“,
  • stulpelis „pastaba“, kuris paprastai atspindi pasikeitusią bylos dokumentų sudėtį (konfiskavimas, pakeitimas kopijomis ir pan.).

Visos asmeninės bylos yra įrašomos registre. Žurnalo forma nepatvirtinta, ją galima sudaryti savarankiškai. Dažniausiai į stulpelius įrašomi asmeninių bylų numeriai, jų įsteigimo datos, antraštės ir uždarymo datos.

Vidinis inventorius

Kartu su bylos formavimu sudaromas vidinis inventorius, kuris sudaromas atsižvelgiant į nuolatinio ir laikino (daugiau nei 10 metų) saugojimo dokumentus. Inventorius sudaromas pagal Pagrindinių organizacijų archyvų darbo taisyklių 10 priede pateiktą formą ir yra pildomas per visą jo priežiūros laiką.

Kiek laikyti ir kur

Personalo skyriuje darbuotojų bylos saugomos per visą jų darbo organizacijoje laiką. Šiems tikslams yra įrengta speciali vieta, kuri neleidžia patekti į trečiąsias šalis, taip pat jų vagystės ar praradimo galimybės. Paprastai tai yra rakinami seifai arba metalinės spintelės ar kambariai.

Kai darbuotojas išeina, asmens byla uždaroma. Byla uždaryta - tai reiškia, kad ji yra visiškai dekoruota ir susiuvama. Tuo pačiu metu iš pradžių pateikiamas vidinis aprašymas su galutiniu įrašu apie jame esančių lapų ir dokumentų skaičių, o pabaigoje - liudytojų lapas. Antraštiniame lapelyje nurodoma bylos uždarymo data (atleidimo iš darbo data) ir jos saugojimo laikotarpis, kuris prasideda kitų metų, einančių po uždarymo metų, sausio 1 d.

Asmeniniai atleistųjų failai trejus metus saugomi organizacijoje, po to archyvuojami. Jei byla buvo sukurta po 2003 m., Jos saugojimo laikotarpis yra 50 metų, jei anksčiau - tada 75 metai (2004 m. Spalio 22 d. Federalinio įstatymo Nr. 125 22 straipsnio 1 dalis). Jei dokumentai su skirtingais maksimaliais saugojimo laikotarpiais įdedami į asmeninę bylą, tada visa byla saugoma pagal senesnį terminą.

Asmeninių bylų saugojimas

Visose asmens bylose yra darbuotojo asmeniniai duomenys. Prisiminkite, kad asmens duomenys reiškia bet kokią informaciją, tiesiogiai ar netiesiogiai susijusią su konkrečiu ar nustatomu asmeniu (2006 m. Liepos 27 d. Federalinio įstatymo Nr. 152-FZ 3 straipsnis). Darbdavys privalo laikytis visų asmens duomenų apsaugos reikalavimų, numatytų Rusijos Federacijos darbo kodekso 14 skyriuje ir 2006 m. Liepos 27 d. Federaliniame įstatyme Nr. 152-FZ.

Asmenys, kalti dėl asmens duomenų srities teisės aktų nuostatų pažeidimo, gali būti patraukti atsakomybėn už drausminę nuobaudą (Rusijos Federacijos darbo kodekso 81 straipsnio 6 dalies ir 192 straipsnio pastraipa) ir materialinę žalą (Rusijos Federacijos darbo kodekso 243 straipsnio 1 dalies 7 punktas). taip pat į civilinę teisę, administracinę (Rusijos Federacijos administracinio kodekso 13.11 ir 13.14 straipsniai) ir baudžiamąją (Rusijos Federacijos baudžiamojo kodekso 137 ir 140 straipsniai).

Taigi, organizacijos vadovas įpareigotas įsakymu paskirti asmenis, atsakingus už asmens bylų tvarkymą ir saugojimą. Tuo pat metu reikalaujama, kad asmenys, gavę prieigą prie asmens duomenų, neatskleistų trečiosioms šalims ir neplatintų šių duomenų be asmens duomenų subjekto sutikimo, nebent federaliniai įstatymai numato kitaip.

Asmeniniai failai turi būti saugomi tokioje vietoje, kad trečiosioms šalims būtų sudarytos galimybės jomis naudotis, taip pat nėra galimybės jas pavogti ar prarasti. Pavyzdžiui, seifuose ar metalinėse spintelėse. Asmeninius failus laikymo vietoje galima susisteminti abėcėlės tvarka, skaičiais arba organizacijos struktūriniais vienetais.

Atkreipkite dėmesį, kad asmenys, kalti dėl asmens duomenų srities teisės aktų nuostatų pažeidimo, gali būti patraukti drausmine tvarka (Rusijos Federacijos darbo kodekso 81 straipsnio 6 dalies ir 192 straipsnio pastraipa) ir medžiaga (243 straipsnio 1 dalies 7 punktas). Rusijos Federacijos darbo kodeksas) atsakomybė, taip pat civilinė, administracinė (Administracinio kodekso 13.11 ir 13.14 straipsniai) ir baudžiamoji (Baudžiamojo kodekso 137 ir 140 straipsniai).

Be to, norėdami užtikrinti darbdavio saugomų asmens duomenų apsaugą, darbuotojai turi teisę:

  • visą informaciją apie jų asmens duomenis ir šių duomenų tvarkymą,
  • nemokama prieiga prie jūsų asmens duomenų, įskaitant teisę gauti bet kokio įrašo, kuriame yra jų asmens duomenys, kopijas, išskyrus atvejus, numatytus 8 straipsnio 8 dalyje. 2006 m. Liepos 27 d. Federalinio įstatymo Nr. 152-FZ 14 p.
  • jų atstovų identifikavimas siekiant apsaugoti jų asmens duomenis,
  • prieiga prie medicinos įrašų, atspindinčių jų sveikatos būklę, pasitelkiant pasirinktą medicinos specialistą,
  • reikalavimas pašalinti arba ištaisyti neteisingus (neišsamius) asmens duomenis, taip pat duomenis, tvarkomus pažeidžiant teisinius reikalavimus. Jei darbdavys atsisako pašalinti ar ištaisyti darbuotojo asmens duomenis, jis turi teisę raštu pranešti darbdaviui apie savo nesutikimą, nurodydamas tinkamą tokio nesutikimo pagrindimą. Darbuotojas turi teisę papildyti vertinamojo pobūdžio asmens duomenis pareiškimu, kuriame išreiškiamas jo požiūris,
  • reikalavimas darbdaviui pranešti visiems asmenims, kuriems anksčiau buvo pranešta apie neteisingus (neišsamius) darbuotojo asmens duomenis apie visas jų padarytas išimtis, pataisymus ar papildymus,
  • kreiptis į teismą dėl bet kokių neteisėtų darbdavio veiksmų ar neveikimo tvarkant ir apsaugant jo asmens duomenis.

Asmens duomenys gali būti perduoti tretiesiems asmenims tik gavus raštišką darbuotojo sutikimą. Išimtis yra šių duomenų perdavimas pašaliniams asmenims, siekiant išvengti pavojaus darbuotojo gyvybei ir sveikatai, taip pat kitais federalinių įstatymų numatytais atvejais.

Asmens bylų uždarymas

Jei darbuotojas išeina iš darbo, asmens byla uždaroma jo atleidimo dieną. Uždara asmeninė byla turi būti visiškai sutvarkyta. Norėdami tai padaryti, patikrinkite, ar yra visi dokumentai ir jų vieta aplanke (dokumentai turėtų būti išdėstyti chronologine tvarka), taip pat lapų numeracija (visi lapai sunumeruoti arabiškais skaitmenimis bruto numeracija viršutiniame dešiniajame lapo kampe paprastu pieštuku arba numeracija).

Sudaromas galutinis vidaus inventorizacijos įrašas, kuriame skaičiais ir žodžiais nurodomas į jį įtrauktų dokumentų skaičius ir paties aprašo lapų skaičius. Vidinį aprašą pasirašo jo sudarytojas. Inventorizacijos lapai sunumeruojami atskirai nuo asmeninių bylų lapų.

Liudytojo lapas sudaromas atskirame lape (forma pateikta Taisyklių 9 priede). Tai rodo:

  • skaičiais ir žodžiais - sunumeruotų bylų lapų skaičius,
  • vidinio aprašo lapų skaičius,
  • bylų numerių ypatybės (galimybė gauti laiškų numerius, praleistus numerius, lapų numerius su įklijuotomis nuotraukomis, didelio formato lapų skaičius, vokai su priedais ir juose užklijuotų lapų skaičius),
  • ar asmeninėje byloje yra spausdintos brošiūrų kopijos su jose esančių lapų skaičiumi, jei jie nebuvo pažymėti bendroje byloje esančioje bendroje numeracijoje.

Bylos atestacijos lapą pasirašo jo sudarytojas. Visi vėlesni asmens bylos sudėties ir būklės pokyčiai (apgadinimas, originalių dokumentų pakeitimas) pažymimi sertifikavimo lape su nuoroda į atitinkamą aktą.

Toliau paduodamas asmeninis failas. Tuo pačiu metu kiekvienos bylos pabaigoje pateikiamas liudytojų lapas, o bylos pradžioje - vidaus aprašas. Jei šie dokumentai nebuvo sudėti į bylą, tada sąrašas yra priklijuojamas prie asmens bylos priekinio viršelio vidinės pusės, o liudytojų lapas yra klijuojamas virš sąrašo lapo viršuje.

Toliau asmens bylos viršelyje nurodoma jo uždarymo data, tai yra įsakymo dėl atleidimo iš darbo paskelbimo data ir jo saugojimo laikotarpis. Saugojimo laikotarpis skaičiuojamas nuo metų, einančių po asmens bylos uždarymo, sausio 1 dienos. Remiantis 2004 m. Spalio 22 d. Federalinio įstatymo Nr. 125-FZ 22 straipsnio 1 dalimi, saugojimo laikotarpis gali būti ir 50 metų (jei asmens byla buvo sukurta po 2003 m.), Ir 75 metai (jei asmens byla buvo sukurta iki 2003 m.). Atkreipkite dėmesį, kad jei dokumentai su skirtingais maksimaliais saugojimo laikotarpiais yra įdedami į asmens bylą (pavyzdžiui, įsakymas dėl jo įdarbinimo yra 75 metai, o atleidimo iš darbo tvarka - 50 metų), tada visa byla saugoma seniausia data.

Esant nepareikalautiems darbuotojo asmens dokumentams (asmens tapatybės kortelėms, darbo knygoms, kariniams bilietams), šie dokumentai yra užklijuojami voke, kuris įdedamas su jo asmens byla.

Pridedami vokai su priedais sunumeruojami. Tuo pačiu metu pats vokas yra sunumeruotas, o paskui su kitu numeriu kiekvienas prie jo pridedamas priedas.

Asmeninės bylos į archyvą perduodamos ne vėliau kaip per trejus metus nuo jų užpildymo dokumentuose.

Elektroninė žurnalo versija
"PRAKTINĖ APSKAITA"

Geriausias pasiūlymas tiems, kuriems reikalingas minimalus biudžetas ir praktinė informacija apie apskaitą ir mokesčius.

Darbuotojo asmens byla, reikalavimai jos dizainui

Galiojantys teisės aktai nereglamentuoja LD išlaikymo tvarkos. Todėl rekomenduojama parengti nuostatą, kurioje būtų susitarta dėl šio dokumentų paketo formavimo, priežiūros ir saugojimo, jo sudėties ir asmenų, turinčių prieigą prie jo, rato. Šio vietinio norminio akto pagrindas yra 2005 m. Gegužės 30 d. Rusijos Federacijos Prezidento dekretas Nr. 609 „Dėl Rusijos Federacijos valstybės tarnautojo asmens duomenų ir jo asmens bylos tvarkymo taisyklių patvirtinimo“.

Dokumentus, kurie turi būti įtraukti į LD, galima sąlygiškai suskirstyti į tris kategorijas:

  • atstovaujama ir formuojama gavus darbą:
    • paso, SNILS, TIN, karinio asmens pažymėjimo, diplomo, pažymėjimų, pažymėjimo kopijos,
    • klausimynai ir gyvenimo aprašymai,
    • ankstesnių darbo vietų rekomendacijos ir charakteristikos,
    • medicininės pažymos
    • darbo prašymą,
    • darbo sutartis
    • įsakymo dėl įdarbinimo kopija ir kt.,
  • atsirandantys darbo metu:
    • darbo aprašymas
    • santuokos, skyrybų, vaiko gimimo, neįgalumo nustatymo pažymėjimo kopijos,
    • papildomi darbo sutarties susitarimai,
    • medicininės apžiūros pažymėjimai,
    • įsakymų dėl drausminės nuobaudos perkėlimo, paaukštinimo, panaikinimo ir kt. kopijos,
    • darbo įrašo kopija
    • pažymų lapai, pažengusiųjų kvalifikacijos pažymėjimai ir t.
  • susijusios su darbo sutarties nutraukimu:
    • atsistatydinimo laiškas
    • įsakymo dėl atleidimo iš darbo kopija.

Projektavimas ir saugojimas

Žmogiškųjų išteklių skyriaus darbuotojas paprastai yra atsakingas už LD projektavimą ir priežiūrą. Jo atsakomybė apima bylos formavimą, kopijų patvirtinimą, inventoriaus saugojimą, atsargų tvarkymą, dokumentų įvedimą ir išėmimą ir tt. Informacijos apie pavaldinį rinkimo procesas prasideda nuo to momento, kai jis yra pasamdytas, ir tęsiasi visą savo karjerą. Kiekvienas atvejis saugomas atskirame aplanke, kurio tituliniame lape turėtų būti nurodyta:

  • organizacijos pavadinimas
  • Vardas ir pavardė darbuotojas
  • struktūrinis vienetas, kuriame dirba darbuotojas,
  • LD numeris
  • jo priežiūros pradžios ir pabaigos data,
  • lapų skaičius (ne daugiau kaip 250),
  • tinkamumo laikas.

Dokumentų sąrašas įklijuojamas ant aplanko viršelio. Joje yra informacija apie dokumentų įvedimą ir pašalinimą iš bylos. Inventorizacijos forma kuriama savarankiškai arba naudojama valstybinėms įmonėms patvirtinta forma.

Darbuotojo asmeninis įrašas, pavyzdžio dizainas - 2019 m

LD palaikymo taisyklės turėtų būti parengtos įmonėje, tačiau paprastai visi aplanke esantys dokumentai turėtų būti dedami chronologine tvarka.

Kadangi asmens duomenyse yra darbuotojo asmens duomenys, darbdavys privalo pateikti tinkamas saugojimo sąlygas. Bylų aplankai turėtų būti laikomi metalinėse spintelėse, užrakinami raktu patalpose, apsaugotose nuo drėgmės ir ugnies. Prieiga prie dokumentų gali būti tik ribotas asmenų ratas, nurodytas specialioje nuostatoje.

Dauguma tarnybinių dokumentų turi būti saugomi 75 metus. Vadinasi, šis terminas taikomas darbuotojų reikalams. Jei įmonė nustoja egzistuoti, popierius perduodamas į archyvą. Pagal „Organizacijų archyvų darbo pagrindinių taisyklių“, patvirtintų Federalinio archyvų kolegijos 2002 m. Birželio 2 d. Sprendimu, 3.7.25 punktą darbuotojų ID perkeliami į archyvą ne vėliau kaip per 3 metus nuo dokumentų apie juos pabaigos.

Žiūrėkite vaizdo įrašą: - FNTT tyrėjos, advokato ir firmos darbuotojo byla (Vasaris 2020).